Gestire una società o un progetto aziendale può spesso sembrare una lotta contro il tempo. Con le scadenze che si avvicinano rapidamente, le richieste dei clienti che si accavallano, le riunioni da coordinare e le attività quotidiane da gestire, può essere difficile capire come far fronte a tutto nel modo più efficace.
È però decisamente il caso di venirne a capo. Nel mondo frenetico degli affari, infatti, il tempo è una risorsa molto preziosa; ma ha un limite insormontabile: non puoi crearne di più. Tuttavia puoi apprendere come utilizzarlo al meglio per migliorare la tua produttività e evitare di perderti in un vortice di stress e confusione.
Proviamo a capire insieme quali sono i metodi e gli strumenti più adatti a mettere in pratica una gestione ottimale del tempo e delle priorità nelle aziende moderne, esaminando e valutando strategie basate sulle esperienze reali di YesWeWork e di tutte le imprese nostre partner e clienti che abbiamo aiutato nel tempo.
Prima di tutto, idee chiare!
La gestione efficace del tempo inizia con il corretto approccio. Nella fase iniziale è fondamentale organizzare le proprie attività in modo chiaro e logico, fare mente locale e riordinare le idee.
Gli step di base per garantire uno sviluppo fluido e lineare al tuo progetto sono i seguenti:
- Stabilire Obiettivi Chiari e Specifici:
Ovviamente quello di individuare i propri obiettivi e definirli in modo chiaro è il primo passo per inoltrarci nella corretta organizzazione delle nostre attività. Tali obiettivi dovrebbero essere allineati con la visione e la missione dell’azienda. Certamente un po’ di ambizione non guasta assolutamente; tuttavia, è bene che i traguardi che ti poni siano anche ragionevoli e realistici onde evitare utopistiche e inattuabili pianificazioni. È bene anche mettersi nelle condizioni di poter monitorare i propri progressi delineando traguardi misurabili, in modo da poter avere sempre sotto controllo il quadro della situazione.
- Stabilire le Priorità:
Il secondo passo è stabilire i livelli di importanza e di urgenza delle varie attività in agenda. Le più “importanti” sono quelle che contribuiscono maggiormente al raggiungimento degli obiettivi, mentre le più “urgenti” sono quelle che hanno una scadenza ravvicinata o che potrebbero causare problemi se non espletate entro i tempi imposti dalla logica evoluzione del progetto. Riconoscere le attività prioritarie e saperle gestire intelligentemente è cruciale; più avanti ti suggeriremo uno strumento che potrebbe esserti d’aiuto per farlo in modo preciso e controllato. 😉
- Assegnare Scadenze Realistiche:
Fissare delle tempistiche è sicuramente un altro fattore essenziale nella fase di pianificazione di un progetto. Alcuni programmi richiedono un certo rigore e una scaletta molto più dinamica rispetto ad altri; tuttavia, è sempre opportuno restare realistici. Sarebbe, infatti, inutile imporsi delle scadenze che non siano attuabili con i mezzi e le risorse a tua disposizione. È conveniente, inoltre, riservarsi una certa flessibilità e prevedere la possibilità di adattarsi a eventuali imprevisti, in modo da trovarsi sempre preparati a rimediare e recuperare.
- Monitorare e Assestare:
Anche il manager più diligente, infatti, può ritrovarsi a dover fronteggiare situazioni imprevedibili. Un’ottima condotta da adottare per limitare al massimo il presentarsi di queste eventualità è quella di monitorare costantemente i progressi propri e dei propri collaboratori coinvolti in un progetto. Questo, ovviamente, non eliminerà del tutto l’incombere di errori, ritardi, emergenze e cambi di programma; pertanto bisogna che tu sia anche costantemente pronto ad affrontare gli eventi inattesi e che tu abbia sempre il classico “piano B”. Al presentarsi di un problema, non farti prendere dal panico! Analizza la situazione, identifica le soluzioni opzionabili e scegli la migliore. Dopo di che, ricomincia a monitorare! 👍
In buona sostanza, per una gestione efficace del tuo tempo, è bene che tu sappia pianificare pragmaticamente le tue attività, che tu abbia consapevolezza delle tue risorse e dei tuoi limiti e un eccellente autocontrollo che ti permetta di agire tempestivamente ogni volta che è necessario.
Per ottimizzare il tuo tempo, potrebbe tornarti utile il cosiddetto metodo GTD (Getting Things Done). Si tratta di un sistema di gestione che ti aiuta a liberare la mente da tutto ciò che devi fare e a concentrarti su ciò che stai facendo. Fondamentalmente si basa su cinque fasi:
- Raccogliere tutte le informazioni relative alle attività da svolgere
- Elaborarle decidendo cosa fare con esse
- Organizzarle in categorie logiche e gerarchiche
- Esaminarle regolarmente per aggiornarle in caso di cambiamenti o imprevisti
- Eseguirle seguendo le priorità stabilite
Ovviamente si tratta di linee guida piuttosto generiche, non esiste uno schema preciso da seguire e l’applicazione del GTD varia di situazione in situazione. Tuttavia, questo sistema può certamente aiutarti a pianificare le tue attività in modo da avere sempre una visione chiara di ciò che devi fare e di come farlo. Inoltre ti permette di avere una maggiore flessibilità e creatività nel gestire il tuo lavoro.
Strumenti utili
Esistono diversi strumenti che possono aiutarti a organizzare le tue attività in modo semplice ed efficace e supportarti nella gestione del tempo e delle priorità. Qui di seguito te ne suggeriamo alcuni tra “classici” e “moderni”:
- Matrice di Eisenhower:
Questo sistema, ideato dall’omonimo ex presidente degli Stati Uniti negli anni ’50 (proprio perché era un uomo estremamente occupato), è un efficace metodo per stabilire le priorità mediante il semplice concetto di “important vs. urgent”, che divide le attività in quattro categorie: “importanti e urgenti” (da fare subito), “importanti ma non urgenti” (da pianificare), “urgenti ma non importanti” (da delegare) e “non urgenti e non importanti” (da eliminare). La Matrice di Eisenhower è utilizzata da moltissime persone nel mondo del lavoro, non solo da dirigenti, ma anche da qualsiasi lavoratore che deve gestire una grande varietà di attività. I modelli sono reperibili ovunque sul web o facilmente realizzabili mediante un file Excel. 👌
- Diagramma di Gantt:
Questo utilissimo schema grafico è stato concepito nel 1917 dall’ingegnere americano Henry Laurence Gantt il quale pubblicò la sua idea anche in un libro intitolato “Metodo grafico per la rappresentazione del progresso dei lavori di ingegneria”. Il diagramma di Gantt è uno strumento visivo che rappresenta la pianificazione di un progetto nel tempo. È composto da un’asse orizzontale che rappresenta il tempo e un’asse verticale che rappresenta le attività da completare, le quali si estendono dal giorno di inizio fino alla scadenza prestabilita e si aggiornano quotidianamente in base alla loro percentuale di completamento. Questo strumento è diventato rapidamente popolare presso gli ambienti di lavoro ed è utilizzatissimo ancora oggi per la gestione dei progetti più complessi. Puoi creare diagrammi di Gantt con diversi software, come Microsoft Project, Excel o Google Sheets, e personalizzarli secondo le tue esigenze. In uso da più di un secolo, oggi il diagramma di Gantt può sfruttare anche le quasi illimitate potenzialità offerte dalle integrazioni dell’AI con i vari tool disponibili.
- Trello:
Trello è un’applicazione web, gestibile sia da desktop che da mobile, ideale per le piccole aziende che devono seguire procedure non eccessivamente complicate. Consente di creare bacheche virtuali con liste e schede per gestire i propri progetti, condividendoli con collaboratori, clienti e fornitori. Attraverso questo strumento, si possono assegnare compiti, monitorare scadenze, comunicare e commentare le attività tra i partecipanti, allegare e condividere file. In questi anni, Trello sta vivendo una trasformazione cruciale con l’integrazione di agenti AI, veri e propri collaboratori digitali che stanno rivoluzionando il modo in cui i team collaborano, pianificano ed eseguono i progetti. Inoltre, è utilizzabile gratuitamente fino a 10 bacheche per team. Puoi scaricarlo e testarlo dall’apposito sito ufficiale. 😉
- Asana:
Asana è un’app che ha, in linea di massima, le stesse finalità di Trello, ma è pensata per supportare le aziende su qualsiasi scala di grandezza, incluse le grandi imprese che hanno a che fare con una maggiore complessità organizzativa. Essa, infatti, offre una gamma molto ampia di funzionalità potenziate dall’AI, studiate per gestire progetti, risorse, scadenze, priorità e molto altro ancora. Asana permette anche di creare moduli, dipendenze tra attività correlate, regole, approvazioni e feedback. In sostanza, è un tool più completo che ti permette di coordinare il tuo lavoro in modo visivo e organizzato. Il tool prevede un livello “Asana Personal” gratuito disponibile per un massimo di 10 utilizzatori, ideale per singoli utenti e piccoli team.
- Slack:
Slack è un’altra applicazione che utilizza agenti AI utilissima nella gestione delle attività, focalizzata sulla comunicazione tra i membri di un team. Essa ti permette di creare canali di chat separati per ogni argomento, progetto o dipartimento; scambiare messaggi, file, link e persino emoji con i tuoi colleghi, nonché di usare chiamate vocali o videocall per comunicare in tempo reale. Slack è, inoltre, integrabile con più di 2.600 altri tool tra i quali i succitati Trello e Asana, ChatGPT, Google Drive, Outlook, Dropbox e moltissimi altri. Anche questo strumento offre un piano gratuito con funzioni limitate.
- Motion:
Motion è una piattaforma che utilizza impiegati virtuali (“AI Employees”) progettati per automatizzare e gestire le attività aziendali. Mette a disposizione diversi agenti di Intelligenza Artificiale specializzati in varie mansioni esecutive (assistente personale, sales, marketing e project management). Questi AI possono occuparsi di compiti quali la calendarizzazione, la prioritizzazione, la creazione di contenuti e la gestione di team, adattandosi al contesto e ai dati dell’azienda. Motion è integrabile con centinaia di altri popolari strumenti informatici e permette anche di creare un diagramma di Gantt dinamico e orientato all’era dell’AI.
- Clockwise:
Clockwise è uno strumento che sfrutta l’intelligenza artificiale per ottimizzare la gestione del calendario e del tempo, con l’obiettivo di ridurre le interruzioni e aumentare la produttività sia individuale che di squadra. Questa applicazione consente di definire dei “Focus Time”, spostando in modo intelligente le riunioni considerate flessibili. Può inoltre gestire attività quotidiane e “to-do list” come blocchi dinamici (Flexible Holds) sul calendario, che si riorganizzano automaticamente in base agli impegni. Clockwise è progettato per adattarsi alle preferenze individuali e di gruppo, navigando agilmente tra agende complesse per trovare gli orari più efficaci per tutti i partecipanti. Si integra con piattaforme molto diffuse come Google Calendar, Outlook e la già citata Slack e, come le precedenti menzionate, offre la possibilità di iniziare con un piano gratuito che include funzionalità di base.
Questi sono solo alcuni dei tool comunemente usati per la pianificazione di attività e la gestione delle tempistiche; strumenti come questi possono essere interpretati come la naturale evoluzione della classica “agenda”, ma, ovviamente, sono proiettati nell’era digitale, nonché molto più dettagliati e completi.
Chiunque può tranquillamente inventarsi un proprio sistema o addirittura progettare o commissionare il proprio strumento gestionale personalizzato; l’importante è sviluppare un metodo che sia preciso, attuabile e produttivo.
Se in qualche modo ti siamo stati utili con questo articolo, leggi anche gli altri consigli per aziende che pubblichiamo sul nostro Blog e sentiti libero di contattarci quando vuoi se hai bisogno di una consulenza gratuita e di nuove risorse qualificate che ti aiutino a portare avanti in modo efficace e rapido i tuoi progetti. 😉
Alla prossima!
